Home
Prosjektportalen 365 er en samhandlingsløsning for Microsoft 365. Prosjektportalen er basert på Difis Prosjektveiviser. Dette er en implementasjon av Prosjektportalen for Microsoft 365, der porteføljeområdet settes opp som et hub-område og hvert prosjekt opprettes som en Microsoft 365 gruppe.
📖 Table of Contents
Løsningen er åpen kildekode uten lisensiering og bindinger, og alle står fritt til å ta løsningen i bruk og bruke den så mye som de ønsker. Merk at dette er ikke er et produkt som noen selger, og løsningen har derfor ingen garantier om feilretting, tid til retting av feil, oppgradering til nyere versjoner eller support. Puzzlepart tilbyr forvaltningsavtale for kunder som ønsker en slik sikkerhet, ta kontakt med prosjektportalen@puzzlepart.com.
Løsningen settes opp i kundens egen tenant, og har ikke avhengigheter til eksterne tjenester utenfor Microsoft 365. Løsningen bruker heller ikke Azure eller Flow, og er arkitekturmessig ganske enkel. Følgende blir installert i Microsoft 365-tenanten:
- En Microsoft 365 gruppe settes opp som porteføljeområde og blir et hub-område for prosjektene
- Site script og site design installeres i tenanten og blir tilgjengelig som områdemal for samhandling. Merk at tilgangen til områdemalen kan begrenses til en AD-gruppe med PowerShell-konfigurasjon.
- App-pakker lastes opp i app-katalogen - disse inkluderer API-forespørsler som må godkjennes av Global Admin.
- Taksonomigruppe med termset og Søkemappinger i søketjenesten på tenant-nivå.
Prosjektområder settes opp som egne Microsoft 365 grupper, og dataene i prosjektet blir tilhørende området. Teams-samtaler, dokumenter, Planner-oppgaver, listelementer osv. er kun tilgjengelig for personer som har tilgang til prosjektet. Videre er det ikke mulig med "lesetilgang" til Teams og Planner, derfor krever dette medlemstilgang i prosjektet. Prosjektegenskaper lagres også i prosjektet, men synkroniseres opp til en skjult, sentral liste på porteføljeområdet. Dette gjøres automatisk i bakgrunnen av en bruker med tilgang. Prosjektstatuser lagres også i en skjult liste på porteføljeområdet. På grunn av dette anbefaler vi at brukere av Prosjektportalen 365 som skal rapportere prosjektegenskaper og prosjektstatus også får medlemstilgang på porteføljeområdet.
[Om datatilgjengelighet, rettigheter og tilganger]
- Medlemmer og eiere av porteføljeområdet vil på forsiden se prosjektene de er medlemmer eller eiere av. Man kan se på dette som "Mine prosjekter".
- Medlemmer av porteføljeområdet vil på porteføljeoversikten se prosjektene de er medlemmer eller eiere av, samt "Offentlige" ("Public") prosjekter (Microsoft 365 grupper)
- Eiere av porteføljeområdet vil på porteføljeoversikten se alle prosjekter. De får kun navigert til prosjektene de er medlemmer eller eiere av, samt "Offentlige" prosjekter
- Medlemmer og eiere av porteføljeområdet vil på de andre oversiktsidene se innhold fra prosjektene de er medlemmer eller eiere av, samt "Offentlige" ("Public") prosjekter
- Medlemmer av SharePoint-gruppen "Porteføljeinnsyn" vil på porteføljeoversikten se alle prosjekter. De får kun navigert til prosjektene de er medlemmer eller eiere av, samt "Offentlige" prosjekter
I prosjektene gjelder vanlige Microsoft 365 rettigheteskonfigurasjon.
Pakk ut den (siste) zip-pakken for installasjon som er lastet ned fra releases. Filen du skal laste ned har navn på format prosjektportalen365-X.X.X.XXXXXXX.zip. Eksempel:
I denne installasjonspakken finner du følgende filer
- Mappen 'Apps': Inneholder apper som installeres til app-katalogen i tenanten
- Mappen 'SharePointPnPPowerShellOnline': PnP PowerShell filene som brukes for å kommunisere med SharePoint Online
- Mappen 'SiteScripts': Inneholder konfigurasjon for Prosjektområdemal (site scripts og site designs)
- Mappen 'Templates': Inneholder en pakke med konfigurasjon for porteføljeområdet samt en egen pakke for taksonomi
- Filen Install.ps1: PowerShell-skriptet som installerer løsningen
- Filen SearchConfiguration.ps1: Søkeknofigurasjon for Prosjektportalen som lastes automatisk opp til søketjenesten i SharePoint Online
Se egen side Feilsøking installasjon
- Brukeren det installeres med er SharePoint Admin
- Brukeren det installeres med er Term Store Admin (se steg 1 under)
- Det finnes et appkatalogområde i tenanten (se steg 2 under), som brukeren må ha tilgang til
- En global admin kan godkjenne API-forespørsler etter installasjon
Sjekk at termlageret er på riktig språk (sannsynligvis bør standardspråk være på norsk - default er engelsk. Organisasjonen bør selv vurdere hva som er riktig). Verifiser også at brukeren som skal installere løsningen er Administrator for termlager.
PS: For å endre språk må man først sette administrator og lagre siden.
Gå til apper og velg "App-katalog". Du vil der få beskjed om app-katalogen finnes eller ikke. Dersom du får mulighet til å opprette den gjør du det.
Fyll deretter ut navn, URL, annet på app-katalog-oppsettet. Akkurat hva du fyller ut er opp til deg.
PS: Dersom du må opprette app-katalog må du vente noen minutter til området er opprettet før du fortsetter. Det kan også være en idè å bruke parameteren TenantAppCatalogUrl i Install.ps1 i neste steg, i tilfellet det tar noe tid før SharePoint får med seg at app-katalogen finnes.
Kjør Install.ps1 med riktige parametere, se eksempler og mer detaljer nedenfor.
Eksempel 1
Installerer Prosjektportalen 365 til /sites/prosjektportalen.
.\Install.ps1 -Url "https://tenant.sharepoint.com/sites/prosjektportalen"Eksempel 2
Installerer Prosjektportalen 365 til /sites/prosjektportalen og bruker weblogin for å autentisere (i tilfelle MFA).
.\Install.ps1 -Url "https://tenant.sharepoint.com/sites/prosjektportalen" -UseWebLoginEksempel 3
Installerer Prosjektportalen 365 til /sites/prosjektportalen og apper til /sites/app_catalog. Skipper loading av PnP PowerShell fordi det allerede er installert på maskingen
.\Install.ps1 -Url "https://tenant.sharepoint.com/sites/prosjektportalen" -SkipLoadingBundle -TenantAppCatalogUrl "https://tenant.sharepoint.com/sites/app_catalog"Eksempel 4
Oppgraderer Prosjektportalen 365 (/sites/prosjektportalen) og bruker weblogin for å autentisere.
.\Install.ps1 -Url "https://tenant.sharepoint.com/sites/prosjektportalen" -UseWebLogin -UpgradeInstall.ps1 [-Url <String>]
[-Title <String>]
[-GenericCredential <String>]
[-UseWebLogin <switch>]
[-SkipTemplate <switch>]
[-SkipSiteDesign <switch>]
[-SkipAppPackages <switch>]
[-SkipSiteCreation <switch>]
[-SkipSearchConfiguration <switch>]
[-SkipLoadingBundle <switch>]
[-Upgrade <String>]
[-SiteDesignName <String>]
[-SiteDesignSecurityGroupId <String>]
[-TenantAppCatalogUrl <String>]Parametere
| Parameter | Type | Required | Description |
|---|---|---|---|
| Url | String | True | URL for portalområdet. |
| Title | String | False | Tittel for portalområdet. Om ingenting spesifiseres, brukes 'Prosjektportalen'. |
| UseWebLogin | switch | False | Bruk nettpålogging for å koble til SharePoint. Nyttig for f.eks. ADFS-miljøer og skjemabasert pålogging. |
| SkipTemplate | switch | False | Ikke installer malverk. Brukes gjerne om du allerede har lagt på malverket. |
| SkipSiteDesign | switch | False | Ikke installer site design og site scripts. Brukes gjerne om du allerede har installert disse. |
| SkipAppPackages | switch | False | Ikke installert app-pakker. Brukes gjerne om du allerede har installert disse. |
| SkipSiteCreation | switch | False | Ikke opprett området. Brukes om du har opprettet dette selv. |
| SkipSearchConfiguration | switch | False | Ikke importer søkekonfigurasjon. |
| SkipLoadingBundle | switch | False | Hvis du har PnP-PowerShell installert på maskinen allerede, kan du droppe å laste PnP-PowerShell fra installasjonspakken. |
| Upgrade | switch | False | Hvis du skal oppgradere en eksisterende installasjon. |
| SiteDesignName | String | False | Navn på Site Design. Om ingenting spesifiseres, brukes 'Prosjektområde'. |
| SiteDesignSecurityGroupId | String | False | Sikkerhetsgruppe ID om du vil styre hvem som skal kunne opprette prosjektområder. |
| TenantAppCatalogUrl | String | False | URL til app-katalogen. Kan være grei å bruke dersom du nettopp har opprettet en app-katalog. |
Global admin må godkjenne to API-forespørsler på API Administrasjon-siden under SharePoint i Office 365 admin center. URL vil være på formen https://tenant-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/webApiPermissionManagement.
Global admin / SharePoint admin må angi tilganger til hvem som kan assosiere Prosjektområdene med Prosjektportalen-hubområdet. Dette gjøres under "Active sites"/"Aktive områder" i SharePoint admin senteret, URL vil være på formen https://tenant-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/siteManagement. Velg Prosjektportalen-hubsiten og velg "Hub" --> "Rediger innstillinger for hubområde".
Gi tilgang til de som skal kunne knytte prosjekter til hubområdet, du kan f.eks. velge Office 365 gruppen som ble opprettet som en del av porteføljeområdet, eller "Employees" for å gi alle muligheten.
Gå til porteføljeområdet og sjekk at løsningen er installert og du ikke får noen feilmeldinger.
Prosjektportalen 365 (PP365) er installert, men du har noen utfordringer eller opplever problemer. Dette kan du da gjøre:
- Se om problemet du opplever er beskrevet på denne siden
- Se om problemet er beskrevet blant aktive issues
- Se om problemet er beskrevet blant lukkede issues. Dersom det er tilfellet må du kanskje oppgradere til siste versjon.
- Registrer en ny issue. Inkluder gjerne feilmeldinger og skjermbilder som forklarer problemet.
- Eventuelt send en e-post til prosjektportalen@puzzlepart.com
Se issue #129 for en forklaring på problemet og Manage Site Creation på Technet for hvordan dette konfigureres. Office 365 admin har slått av at alle brukere kan opprette områder, og dette kan være en god ting. Likevel oppstår det et problem når man vil opprette prosjektområder fra Prosjektportalen og ikke har denne muligheten. Når dette er slått av betyr det at Office 365 admins eller SharePoint admins må opprette prosjektområdene manuelt fra SharePoint admin center eller via PowerShell og deretter knytte området til Prosjektportalen-hubområdet.
Det finnes noen alternativer for å tilgjengeligjøre prosjektområdeopprettelse til brukere.
- Alle brukere får tilgang til å lage områder og grupper. Innstillingen nevnt over endres altså tilbake. Dette vil ikke være aktuelt for mange organiasjoner
- Brukerne som skal kunne opprette prosjekter (og andre rom) gis tilgang til dette (IT må gjøre dette administrativt). Se Azure Active Directory cmdlets for configuring group settings. Merk at dette krever Azure AD Premium P1 lisenser for brukere som skal opprette områder.
- Brukere får tilgang til å bestille rom fra en liste, IT oppretter basert på bestillingen. Det opprettes en bestillingsliste på prosjektporteføljeområdet som gir brukere tilgang til å "bestille" prosjektområder. Det settes opp en Flow som sender en e-post til O365/SP administrator med informasjon om bestillingen. O365/SP admin oppretter manuelt området.
- Brukere får tilgang til å bestille rom fra en liste, rommet blir opprettet vha. en automatisert rutine. Det må settes opp en liste og Logic App som oppretter området og legger på hub-tilknytning.
Ta gjerne kontakt med oss på prosjektportalen@puzzlepart.com dersom dere ønsker bistand eller råd knyttet til dette.
Du ser bare prosjektene du selv har tilgang til, enten som medlem eller eier.
[Feilsøking av løsningen etter installasjon]
Det er mulig å gjøre en rekke tilpasninger i Prosjektportalen. Her kommer diverse guider på det som kan konfigureres og skrues på.
Ønsker du å ha flere prosjektegenskaper? Det er mulig å legge til sine egne. Her vil det komme en guide på nettopp dette.