Tilpasninger i Prosjektportalen 365
Det er mulig å gjøre en rekke tilpasninger i Prosjektportalen. Her kommer diverse guider på det som kan konfigureres og skrues på.
Det er mulig å legge til sine egne prosjektegenskaper i tillegg til de som kommer med når man installerer Prosjektportalen 365.
Man legger til en ny prosjektegenskap (ett nytt felt) ved å legge til en områdekolonne på innholdstypen Prosjektpå porteføljeområdet. Innholdstypen finner du på følgende link: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{prosjektportalen}/_layouts/15/ManageContentType.aspx?ctype=0x0100805E9E4FEAAB4F0EABAB2600D30DB70C
{tenant}og {url} avhenger av hvor Prosjektportalen er installert.
For at feltet skal synkroniseres til prosjektene må feltet ligge i gruppen Egendefinerte kolonner for Prosjektportalen. Det er også viktig å passe på at feltnavnet ikke blir for langt grunnet begrensninger i platformen (Microsoft 365).
Kolonnenavnet som brukes når man oppretter feltet i SharePoint blir det vi kaller det interne feltnavnet. Det er viktig at lengden på det interne feltnavnet ikke er over 25 tegn.
Det er derfor anbefalt å gjøre det på følgende måte:
- Opprett feltet med et kortere kolonnenavn uten mellomrom
- Rediger feltet og sett ønsket kolonnenavn for feltet - det interne feltnavnet vil ikke endre seg
Eksempel
Du vil legge til valuta-feltet Støtte fra Difi.
- Opprett feltet med kolonnenavn StotteDifi og gruppe Egendefinerte kolonner for Prosjektportalen
- Rediger feltet og sett kolonnenavn til Støtte fra Difi
- Feltet blir synkronisert til nye prosjekter neste gang du gjør en endring på egenskapene
Med 'Tillatelseskonfigurasjon' åpnes det opp for muligheten til å gi brukere en generell tilgang til alle prosjekter.
Ved opprettelse av et nytt prosjekt vil det bli opprettet en SharePoint gruppe i det nye prosjektet. Gruppens navn, medlemmer og deres rettighet i det nye prosjektet styres ut fra oppsettet som gjøres på 'Porteføljeområdet'
- Tilgangen er sentralt styrt fra Porteføljeområdet og gis til alle prosjekter ved opprettelse.
- Allerede opprettede prosjekter vil måtte oppdateres manuelt.
- Siden dette gjøres kun ved opprettelse av prosjektet vil endringer som gjøres i det enkelte prosjektet etter opprettelsen ikke bli korrigert tilbake til utgangspunktet.
- Ingen endringer på konfigurasjonen vil ha tilbakevirkende kraft på eksisterende prosjekter
Unntaket er der hvor det benyttes AD grupper som medlemmer i den sentrale gruppen. Her vil naturlig nok endringer som gjøres inne i selve AD gruppen slå gjennom til alle prosjekter hvor AD gruppen har blitt lagt til.
(rekkefølgen dette gjøres i er ikke viktig)
- Opprett SharePoint gruppe på Porteføljeområdet
- Legge til et tilhørende element i listen 'Tillatelseskonfigurasjon'
- Legge til brukere i SharePoint gruppen
En ny SharePoint gruppe opprettes fra https://domene.sharepoint.com/sites/sitenavn/_layouts/15/user.aspx
- Velg 'Opprett gruppe'
- Gi gruppen et valgfritt navn (navnet benyttes i neste steg)
- Øvrige valg og innstillinger kan la stå som default
Et nytt element legges til i listen 'Tillatelseskonfigurasjon' som nås fra konfigurasjonssiden på https://domene.sharepoint.com/sites/sitenavn/SitePages/Konfigurasjon.aspx (Eller denne direkte lenken: https://domene.sharepoint.com/sites/sitenavn/Lists/Tillatelseskonfigurasjon/AllItems.aspx)
- Inne i listen 'Tillatelseskonfigurasjon' velger du '+Ny'
Det nye elementet fylles ut med:
- 'SharePoint gruppenavn'; som skal være det samme som ble benyttet i forrige steg
Navnet benyttes som navn på et nytt SharePoint gruppenavn i det enkelte nye prosjektet. Og som referanse til den sentrale gruppen hvor medlemmer hentes fra og legges til i den nye gruppen i prosjektet.
- 'Rettighetsnivå'; benyttes for å velge rettighetsnivå på den nye gruppen som da blir opprettet i prosjektet
Ergo det er ingen sammenheng mellom et eventuelt rettighetsnivå på den sentrale gruppen som det refereres til og den nye gruppen i prosjektet.
I den nyopprettede SharePoint gruppen må det legges til medlemmer. Det er disse medlemmene som også blir lagt til i prosjektene ved oppstart. Det finnes 2 typer 'medlemmer' som kan legges til:
- Navngitte enkelt medlemmer
- AD grupper
For å kunne administrere medlemskap over tid vil vi for dette formålet anbefale å benytte AD grupper.
- Klikk på gruppen du opprettet i steg 1 slik at du kommer inn i denne
- Velg 'Ny' -> 'Legg til medlemmer i gruppen'
- Søk deg frem til ønsket AD gruppe (eller enkelt medlem) og velg denne. (Om ønskelig kan flere grupper og/ eller medlemmer velges)
- Velg 'Del'